Proceso Informe de Gastos
Cada mes, entre los días 1 y 10, los clientes envian a Berit todos los vouchers de las compras realizadas durante el mes anterior.
Una vez que el cliente ha enviado sus vouchers, el sistema verifica si se encontraron vouchers adicionales antes del día 20 del mes. Si es el caso, el cliente tiene la oportunidad de enviar esos vouchers faltantes a Berit, aunque esto no es lo ideal ya que puede requerir correcciones posteriores en la información. Si no hay más vouchers por enviar, el proceso finaliza para el cliente en esta etapa.
Cuando Berit recibe los vouchers del cliente, comienza el procesamiento organizando y escaneando todos los documentos. Luego, Berit evalúa si el voucher que está procesando es el último de la lista. Si no es el último, los vouchers se envían al Bot 606 para su procesamiento automático. Si ya es el último voucher, Berit procede a llenar el formulario 606 de la DGII utilizando toda la información que el Bot 606 ha extraído y almacenado en un archivo Excel.
El Bot 606 trabaja de manera paralela procesando cada voucher individualmente. Al recibir un voucher, el bot realiza un proceso de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para digitalizar el contenido del documento. Posteriormente, utiliza inteligencia artificial para identificar y extraer los datos relevantes como el nombre del proveedor, monto, fecha, NCF y otros campos necesarios para el reporte. Esta información extraída se va registrando automáticamente en un archivo Excel que consolida todos los datos de los vouchers procesados.
Una vez que Berit ha completado el llenado del formulario 606, procede a unificar todos los vouchers escaneados en un único archivo PDF que servirá como respaldo documental. Luego, sube el formulario 606 a la plataforma de la DGII siguiendo los procedimientos establecidos mediante una macro. Finalmente, Berit envía una notificación al cliente informándole sobre el estado del reporte y cualquier situación relacionada con pagos.
Después de recibir la notificación de Berit, el cliente verifica si la DGII generó algún cobro o cargo por pagar. Si existe un cobro, el cliente debe acceder a la plataforma de la DGII y realizar el pago del impuesto correspondiente. Si no se generó ningún cobro, el proceso simplemente finaliza sin acciones adicionales por parte del cliente.
Es importante mencionar que aunque lo ideal es que para el día 20 el formulario 606 ya haya sido enviado, el proceso permite la corrección de información si posteriormente se encuentran más facturas, ofreciendo así flexibilidad para asegurar la exactitud del reporte.
Reporte Ingresos
Al inicio de cada mes, entre los días 1 y 10, el cliente envía a Berit un archivo Excel de ingresos que contiene toda la información de sus ventas y facturación del mes anterior. Este Excel viene formateado de manera particular según las necesidades y estructura de cada cliente.
Una vez que Berit recibe el Excel del cliente, comienza el proceso de estandarización de la información. Berit extrae los datos relevantes del formato propio del cliente, tales como el total de ingresos, métodos de pago utilizados, y otros campos necesarios para el reporte fiscal. Estos datos se introducen en un Excel estandarizado de Berit mediante una macro automatizada que también completa información adicional requerida para llenar el formulario 607 de la DGII.
Después de introducir y procesar los datos, Berit genera un reporte de ingresos utilizando su macro interna. Este reporte consolida toda la información de manera estructurada y es almacenado en un excel, donde se mantiene un archivo por cada mes y cliente procesado. Este repositorio sirve como base de datos histórica de todos los reportes generados por cliente.
Con el reporte de ingresos ya generado, el personal de Berit procede a llenar manualmente el formulario 607 de la DGII, copiando la información desde el reporte generado hacia los campos correspondientes del formulario oficial. Una vez completado el formulario 607, se ejecuta una macro interna del propio formulario de la DGII que genera automáticamente un archivo TXT con el formato específico requerido por la plataforma web de la institución.
El personal de Berit ingresa manualmente al portal web de la DGII y carga el archivo TXT generado. Este archivo contiene toda la información del reporte de ingresos en el formato que la DGII necesita para procesarlo. Una vez cargado exitosamente, la DGII procesa la información y genera un reporte oficial que incluye detalles sobre los ingresos reportados, números de facturación, gastos asociados e impuestos calculados.
Finalmente, Berit descarga este reporte oficial generado por la DGII desde su plataforma web, completando así el ciclo del proceso de reporte de ingresos. Este documento descargado sirve como comprobante oficial de que el reporte mensual de ingresos ha sido presentado correctamente ante la autoridad fiscal.